Blog

Kodin papereiden säilytys

Arkistointi ja papereiden mapittaminen on harvoin kenenkään mielipuuhaa. Nykyisin laskuja saattaa tulla sekä paperisina että e-laskuina, joten ihmekös tuo, mikäli papereiden säilytys vähän tökkii.

Tavaroiden järjestämiseen ja raivaamiseen kuluu aikaa. Papereiden järjestelyyn ja raivaamiseen kuluu kaikkein eniten aikaa. Se on fakta, jota ei välttämättä tule ajatelleeksi. Peukalohangalliseen mahtuu mieletön määrä papereita ja lisäksi niitä läpikäydessä ne on käytävä läpi yksitellen.

Mikäli aiemmin ei ole ollut käytössä minkäänlaista säilytyslogiikkaa, saattaa yhdessä pinossa olla sekä pizzamainoksia, että tärkeitä säilytettäviä asiakirjoja. Papereita on yleensä myös hieman luettava, jotta selviää minkälaisesta paperista on kyse. Esineisiin ja tavaroihin riittää usein vilkaisu, jotta selviää mikä se on miehiään.

Mokomat ovat vielä niin litteitä, että niitä mahtuu pieneen tilaan tiiviisti pakattuna vaikka kuinka pirusti.

Kuulostaa houkuttelevalta urakalta, jossa alkaa parta kasvaa ja ryhti kumartua? Niin todennäköisesti tapahtuukin ja urakan lopussa muistutat pölyistä arkistoihin hukkunutta ihmisparkaa, mutta motivaatio tähän(kin) hommaan on hyvä: uudehkon läppärin hajottua tiedät missä takuupaperi on, lomamatkan lähestyessä löydät rokotuspaperisi – SEKÄ passisi.

Miten papereiden säilytys oikein tapahtuu?

Olen törmännyt usein siihen, ettei välttämättä tiedetä miten papereita säilytetään. Tuloksena on paperinippuja lipastonlaatikoissa ja työpöytien kulmilla. Aina ei edes tiedetä mitä kuuluu säilyttää, joten säilytetään kaikki tai ei mitään.

Yhtä ainoaa oikeaa tapaa papereiden arkistointiin ei ole. Voit säilyttää tärkeitä papereita kansioissa tai mapeissa (itse kuulun mapittajiin) tai voit säilyttää niitä arkistolaatikoissa.

Arkistolaatikko

Laatikkoon arkistointi on nopeaa. Nostat vain kantta, ja heität viimeisimmäksi maksetut laskut päällimmäiseksi. Voit myös laittaa paperit muovitaskuissa laatikkoon, jolloin mukana on jo lajittelu aihepiireittäin (siitä tuonnempana).

Mappi tai kansio

Mapittajat tarvitsevat lisäksi rei’ittäjän ja kenties nitojankin. Mappeja kannattaa olla useampi, sillä yksi mappi ei todennäköisesti riitä. Liian täysi mappi/kansio on lisäksi hankala käyttää. Myös mapeissa ja kansioissa voi käyttää muovitaskuja, jolloin lajittelu tapahtuu suht itsestään.

Papereita läpikäydessä kannattaa varata lattialta runsaasti vapaata tilaa. Lajittele olemassaolevat paperisi aihepiireittäin omiin pinoihinsa ja pidä huoli, että lopettaessasi pinot eivät jää kenenkään ulottuville. Niputa pinot klemmareilla, pyykkipojilla ja sujauta muovitaskuihin. Nosta pinot vaikka laatikkoon tai kassiin ja jatka seuraavalla kerralla, mikäli sortteeraaminen jää kesken.

Papereiden säilyttämisen perusteet

Postiluukustasi tulee monenlaista paperia, joka on säilytettävä. Osa niistä on säilytettävä pidempään ja osalle riittää vuoden verran arkistointia. Tarvitset siis vähintään kaksi mappia/arkistolaatikkoa.

Perusarkisto (asiakirjat yms. joita säilytetään pidempään kuin vuosi)

Perusarkistoon kuuluvat tärkeät paperit, jotka ovat tärkeitä vielä ensi vuonnakin,  ja sitä seuraavana ja sitä seuraavana. Kunkin perusarkisto on omanlaisensa, mutta alla listaus aihepiireistä joita perusarkistoon kuuluu:

• ASUMINEN vuokrasopimus, kopio asunto-osakepaperista (oikeaa ei koskaan säilytetä kotona), asuntolainapaperit
• LAPSET päivähoitoon liittyvät paperit, kouluun liittyvät asiakirjat, jne
• AMMATTI cv, työtodistukset, työharjoitteluihin liittyvät todistukset, ammattiliittoon kuuluvat paperit
• PARISUHDE avioehto, avioliitto, ero yms
• KIRKKO kastetilaisuus, konfirmaatio, hautajaiset, hautajaistoiveet
• TESTAMENTTI
• KOTIELÄIN kotieläinten rokotuspaperit, rekisteröintodistukset yms
• PASSI(T)
• VEROTUS verotustodistukset, säilytä veroilmoitukseen liittyviä kuitteja 6 vuotta verotusvuoden päättymisen jälkeen (eli yhteensä 7 vuotta)
• AUTO rekisteriote, katsastustodistus, huoltotodistukset
• VAKUUTUKSET vakuutuskirjat kotivakuutuksesta, henkivakuutuksesta, tapaturmavakuutuksesta jne
• TAKUUTODISTUKSET
• SILMÄLASIRESEPTIT
• ROKOTUSPAPERIT
• MUUT TÄRKEÄT PAPERIT harrastukset, yhdistystoiminta, kesämökkiin liittyvät, asiakaskortit, luvat tms

Vuosimappi (tai -laatikko) laskuille ja rahaliikenteelle

Vuosimappi täyttyy vuoden aikana ja se tyhjennetään seuraavan vuoden alussa, jonka jälkeen täyttäminen aloitetaan uudelleen. Voi tuntua turhauttavalta kerätä maksettuja laskuja näin, sillä näkeehän ne verkkopankistakin. Omasta kokemuksesta kuitenkin kerron, että mapista laskut löytyvät helpommin kuin selaamalla verkkopankkitapahtumia kuukausitolkulla taaksepäin.

Joten kun vakuutusyhtiö muistaa sinua paksulla kirjekuorella, laitat siinä olevan vakuutuskirjan perusarkistoon ja laskun vuosimappiin.

Voit täyttää vuosimappia laittamalla aina uusimman laskun päällimmäiseksi tai lajittelemalla omiin osastoihinsa vakuutusmaksut, sähkölaskut, harrastukset. Itse pidän siitä, että mapissa on välilehdet, jolloin tietyn osion löytäminen on helpompaa.

Vuosimappiin kuuluuvia aihepiirejä:

• TULOT palkka, eläke, tuet tms. Näille voi olla myös oma arkistomappinsa
• ASUMINEN yhtiövastike, vuokra
• PUHELIN, INTERNET
• TILAUKSET lehti-tilaukset, jäsenmaksut yms
• VAKUUTUSMAKSUT
• LUOTTOKORTTI kk-lyhennykset

Muista, ettei lämpöpaperille tulostetut kuitit ja takuutodistukset kestä pitkäaikaista säilytystä. Ota kopiot tärkeistä kuiteista.

Kun olet luonut perusarkiston ja vuosimapin järjestä niille säilytyspaikka. Vuosimappi kannattaa pitää helposti saatavilla, sillä muuten maksetut laskut alkavat jälleen kinostaa pöytätasoilla ja niiden nurkilla. Maksatko laskut keittiön pöydän äärellä vai kenties olohuoneessa? Onko siinä lähettyvillä mapin (laatikon) mentävää koloa?